MINDA PENDAFTAR 4/2011
Assalamualaikum dan Salam 1Malaysia,
.
PERNAH saya ditemui oleh seorang staf sokongan yang menanyakan bila dia akan ditukarkan setelah tiga tahun berada di jabatan sekarang. Lantas saya bertanyakan apa yang membuatkan beliau ingin bertukar jabatan. Dengan bersungguh-sungguh beliau menyatakan tujuannya untuk menimba pengalaman baru walaupun dari khabar lisannya suasana pejabat dan ketua jabatan sekarang sangat suportif.
Berkaitan dengan pendirian pihak pengurusan tentang pertukaran jabatan ini adalah berpandu kepada pemakaian Pekeliling Perkhidmatan bil. 3 Tahun 2004. Bagaimanapun staf Universiti sebagai agensi badan berkanun tidak memiliki keistemewaan sebagaimana pengawai persekutuan atau pengawai kerajaan negeri yang boleh beralih angin untuk berkhidmat di organisasi lain melainkan membuat pilihan melepaskan jawatan dengan izin. Namun bagi IPT yang mempunyai kampus cawangan atau jabatan yang terletak di luar kampus induk boleh membuat penempatan baru kalangan staf mereka sebagai kumpulan pegawai persekutuan dan negeri. Bagi USIM buat masa ini jika melibatkan pertukaran hanya peringkat dalaman dan di antara kampus induk Nilai dengan Kampus Pandan Indah sahaja. Ini pun hanya melibatkan sebahagian skim perkhidmatan sahaja yang dikategorikan perkhidmatan guna sama. Manakala seorang staf ditempatkan di Temerloh secara sepenuh masa untuk menguruskan kebajikan dan penginapan pelajar Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan di sana.
Merujuk kepada pertanyaan staf sokongan di atas, beliau memiliki perkiraan yang positif berkaitan dengan `job rotation’ atau pun penggiliran kerja. Dengan perpindah ke jabatan baru beliau yakin akan dapat memperkaya dan memperluaskan tugas (job enrichment and job enlargement) untuk pengalaman yang dimiliki.
Keadaan yang lazim ialah ramai staf yang tidak memahami tujuan penempatan baru dalam job rotation ini. Ada kalangan mereka lebih suka mengaitkan pertukaran itu sebagai hukuman seolah-olah dirinya tidak lagi disukai di tempat kerja semasa. Terdapat beberapa sebab yang membawa kepada kecenderungan berlakunya kesukaran untuk menerima kenyataan apabila ditukarkan ke jabatan baru. Antaranya tidak bersedia untuk meninggalkan keselesaan yang ada dan dianggap sudah sebati dengan diri. Kejelekitan emosi dikatakan terlalu kuat dengan persekitaran yang ada dan rakan-rakan sepejabat..
Selain itu, wujudnya perasaan fobia dengan pembaharuan kerana jangkaan yang rendah terhadap kompetensi diri untuk melaksanakan tugas baru yang masih lagi di luar ekspektasi. Tidak dinafikan juga adanya pandangan-pandangan yang menakut-nakutkan untuk berada di tempat baru kerana pembawa ceritanya itu mempunyai perspektif yang negatif dan seakan-akan mahukan mereka yang terlibat lebih berhati-hati. Tidak dinafikan juga terhadap pendirian pegawai atasan dan ketua jabatan yang sukar bekerjasama terhadap keputusan pengurusan untuk melepaskan kakitangan berkenaan. Alasan utama kerana bakal berhadapan dengan kepayahan untuk melatih orang baru melaksanakan kerja-kerja berkenaan. Diragui orang baru nanti akan menjejaskan prestasi perkhidmatan semasa kerana tiadanya pengalaman setempat.
Berkaitan perkara ini dimaklumkan bahawa pihak pengurusan Universiti telah bersetuju menetapkan elemen pengalaman kerja yang diperolehi melalui penggiliran tugas sebagai kriteria pertimbangan kenaikan pangkat. Peningkatan gred perkhidmatan mesti diberikan kepada staf yang telah teruji dengan pelbagai pengalaman dan multi skilling. Dalam tempoh transisi pasca pertukaran tidak bermakna staf tersebut terputus langsung dengan jabatan lama sehingga terlucutnya akauntabiliti terhadap kerja-kerja yang lepas. Mereka juga masih terikat dengan peralihan tugas yang teratur, penyelarasan dan bimbingan kepada orang baru berkenaan. Di sinilah pentingnya kewujudan fail meja (FM) dan juga manual prosedur kerja (MPK). Jika kedua-duanya sudah ada maka tindak timbulnya masalah peralihan tugas kepada staf yang terlibat dengan pertukaran.
Antara tujuan penggiliran tugas menurut pekeliling di atas ialah:
i. Peningkatan produktiviti seseorang pegawai dan seterusnya organisasi tempat mereka berkhidmat;
ii. Menambah serta mempelbagaikan pengalaman, pendedahan dan proses pembelajaran di kalangan pegawai terlibat yang mana proses ini amat berguna untuk kemajuan kerjaya mereka;
iii. Membendung rasa bosan bertugas di satu tempat dan menjalankan tugas yang sama dalam tempoh masa yang panjang;
iv. Memperluaskan lagi networking pegawai kerana ini dapat membantu mempermudahkan mereka melaksanakan tugas jawatan masing-masing;
v. Mencegah sebarang kemungkinan berlakunya penyelewengan, penyalahgunaan kuasa dan rasuah;
vi. Memberi peluang kepada pegawai diselia oleh penyelia yang berbeza supaya penilaian prestasi mereka dapat dibuat dengan lebih saksama;
vii. Membolehkan pegawai melihat organisasi di mana mereka ditempatkan dari perspektif yang berbeza dan dengan itu mereka diharap dapat mencuba pendekatan baru yang boleh mempertingkatkan lagi keberkesanan organisasi berkenaan; dan
viii. Memberi peluang kepada pegawai mendapatkan tugas yang sesuai dengan minat, kebolehan, latihan dan pengalaman mereka supaya mereka dapat mencapai penghasilan kerja yang maksimum
Bagi staf yang yang berada dalam skim perkhidmatan yang khusus dan tidak berpeluang terlibat dengan pertukaran jabatan, mereka boleh memberi fokus kepada peluang latihan dan program sangkutan (attachment) di luar Universiti. Ruang untuk mereka mendapatkan pendedahan tetap ada dan terbuka.
Kemudahan-kemudahan komunikasi dan pelbagai sistem automasi yang dibina oleh Universiti membuatkan faktor jarak dalam ruang perkerjaan dan hubungan sesame rakan sekerja menjadi mengecil. Ada kalanya staf berhubung dengan rakan di luar jabatan lebih kerap dari rakan sejabatan melalui penjelajahan maya yang wujud di masa kini. Penempatan baru tidak lagi menjadi perkara yang sukar diterima di kalangan kita.
Sekian, wassalam
11 Mac 2011 / 3 Rabiul Akhir 1432
Universiti Sains Islam Malaysia (USIM)
Assalamualaikum dan Salam 1Malaysia,
.
PERNAH saya ditemui oleh seorang staf sokongan yang menanyakan bila dia akan ditukarkan setelah tiga tahun berada di jabatan sekarang. Lantas saya bertanyakan apa yang membuatkan beliau ingin bertukar jabatan. Dengan bersungguh-sungguh beliau menyatakan tujuannya untuk menimba pengalaman baru walaupun dari khabar lisannya suasana pejabat dan ketua jabatan sekarang sangat suportif.
Berkaitan dengan pendirian pihak pengurusan tentang pertukaran jabatan ini adalah berpandu kepada pemakaian Pekeliling Perkhidmatan bil. 3 Tahun 2004. Bagaimanapun staf Universiti sebagai agensi badan berkanun tidak memiliki keistemewaan sebagaimana pengawai persekutuan atau pengawai kerajaan negeri yang boleh beralih angin untuk berkhidmat di organisasi lain melainkan membuat pilihan melepaskan jawatan dengan izin. Namun bagi IPT yang mempunyai kampus cawangan atau jabatan yang terletak di luar kampus induk boleh membuat penempatan baru kalangan staf mereka sebagai kumpulan pegawai persekutuan dan negeri. Bagi USIM buat masa ini jika melibatkan pertukaran hanya peringkat dalaman dan di antara kampus induk Nilai dengan Kampus Pandan Indah sahaja. Ini pun hanya melibatkan sebahagian skim perkhidmatan sahaja yang dikategorikan perkhidmatan guna sama. Manakala seorang staf ditempatkan di Temerloh secara sepenuh masa untuk menguruskan kebajikan dan penginapan pelajar Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan di sana.
Merujuk kepada pertanyaan staf sokongan di atas, beliau memiliki perkiraan yang positif berkaitan dengan `job rotation’ atau pun penggiliran kerja. Dengan perpindah ke jabatan baru beliau yakin akan dapat memperkaya dan memperluaskan tugas (job enrichment and job enlargement) untuk pengalaman yang dimiliki.
Keadaan yang lazim ialah ramai staf yang tidak memahami tujuan penempatan baru dalam job rotation ini. Ada kalangan mereka lebih suka mengaitkan pertukaran itu sebagai hukuman seolah-olah dirinya tidak lagi disukai di tempat kerja semasa. Terdapat beberapa sebab yang membawa kepada kecenderungan berlakunya kesukaran untuk menerima kenyataan apabila ditukarkan ke jabatan baru. Antaranya tidak bersedia untuk meninggalkan keselesaan yang ada dan dianggap sudah sebati dengan diri. Kejelekitan emosi dikatakan terlalu kuat dengan persekitaran yang ada dan rakan-rakan sepejabat..
Selain itu, wujudnya perasaan fobia dengan pembaharuan kerana jangkaan yang rendah terhadap kompetensi diri untuk melaksanakan tugas baru yang masih lagi di luar ekspektasi. Tidak dinafikan juga adanya pandangan-pandangan yang menakut-nakutkan untuk berada di tempat baru kerana pembawa ceritanya itu mempunyai perspektif yang negatif dan seakan-akan mahukan mereka yang terlibat lebih berhati-hati. Tidak dinafikan juga terhadap pendirian pegawai atasan dan ketua jabatan yang sukar bekerjasama terhadap keputusan pengurusan untuk melepaskan kakitangan berkenaan. Alasan utama kerana bakal berhadapan dengan kepayahan untuk melatih orang baru melaksanakan kerja-kerja berkenaan. Diragui orang baru nanti akan menjejaskan prestasi perkhidmatan semasa kerana tiadanya pengalaman setempat.
Berkaitan perkara ini dimaklumkan bahawa pihak pengurusan Universiti telah bersetuju menetapkan elemen pengalaman kerja yang diperolehi melalui penggiliran tugas sebagai kriteria pertimbangan kenaikan pangkat. Peningkatan gred perkhidmatan mesti diberikan kepada staf yang telah teruji dengan pelbagai pengalaman dan multi skilling. Dalam tempoh transisi pasca pertukaran tidak bermakna staf tersebut terputus langsung dengan jabatan lama sehingga terlucutnya akauntabiliti terhadap kerja-kerja yang lepas. Mereka juga masih terikat dengan peralihan tugas yang teratur, penyelarasan dan bimbingan kepada orang baru berkenaan. Di sinilah pentingnya kewujudan fail meja (FM) dan juga manual prosedur kerja (MPK). Jika kedua-duanya sudah ada maka tindak timbulnya masalah peralihan tugas kepada staf yang terlibat dengan pertukaran.
Antara tujuan penggiliran tugas menurut pekeliling di atas ialah:
i. Peningkatan produktiviti seseorang pegawai dan seterusnya organisasi tempat mereka berkhidmat;
ii. Menambah serta mempelbagaikan pengalaman, pendedahan dan proses pembelajaran di kalangan pegawai terlibat yang mana proses ini amat berguna untuk kemajuan kerjaya mereka;
iii. Membendung rasa bosan bertugas di satu tempat dan menjalankan tugas yang sama dalam tempoh masa yang panjang;
iv. Memperluaskan lagi networking pegawai kerana ini dapat membantu mempermudahkan mereka melaksanakan tugas jawatan masing-masing;
v. Mencegah sebarang kemungkinan berlakunya penyelewengan, penyalahgunaan kuasa dan rasuah;
vi. Memberi peluang kepada pegawai diselia oleh penyelia yang berbeza supaya penilaian prestasi mereka dapat dibuat dengan lebih saksama;
vii. Membolehkan pegawai melihat organisasi di mana mereka ditempatkan dari perspektif yang berbeza dan dengan itu mereka diharap dapat mencuba pendekatan baru yang boleh mempertingkatkan lagi keberkesanan organisasi berkenaan; dan
viii. Memberi peluang kepada pegawai mendapatkan tugas yang sesuai dengan minat, kebolehan, latihan dan pengalaman mereka supaya mereka dapat mencapai penghasilan kerja yang maksimum
Bagi staf yang yang berada dalam skim perkhidmatan yang khusus dan tidak berpeluang terlibat dengan pertukaran jabatan, mereka boleh memberi fokus kepada peluang latihan dan program sangkutan (attachment) di luar Universiti. Ruang untuk mereka mendapatkan pendedahan tetap ada dan terbuka.
Kemudahan-kemudahan komunikasi dan pelbagai sistem automasi yang dibina oleh Universiti membuatkan faktor jarak dalam ruang perkerjaan dan hubungan sesame rakan sekerja menjadi mengecil. Ada kalanya staf berhubung dengan rakan di luar jabatan lebih kerap dari rakan sejabatan melalui penjelajahan maya yang wujud di masa kini. Penempatan baru tidak lagi menjadi perkara yang sukar diterima di kalangan kita.
Sekian, wassalam
11 Mac 2011 / 3 Rabiul Akhir 1432
Universiti Sains Islam Malaysia (USIM)
No comments:
New comments are not allowed.